バイトと派遣に関わるお仕事情報満載!

事務員アルバイトの仕事内容と体験談

落ち着いた環境で仕事ができると女性に人気の事務員アルバイトですが、未経験者からすると企業の内部の仕事になるので、どんなことをするのか想像がしづらいと思いませんか?

 

また、一言に事務スタッフといっても製造業や不動産など様々な職種で募集をされているのでどれを選べば良いのかわからなくなることもある??

 

そこで今回はそんな謎多き事務スタッフの仕事内容をハケントバイトの経験者達が解説致します。実はどの職種でも事務員のすることはほとんど変わらない!?

 

事務員にはいくつか種類がある?

 

事務とは、会社の経営を行う為に必要な机上作業を中心とした業務のことを指します。なんだかわかりづらいですが、机の上で行う裏方の仕事と覚えておけば大丈夫でしょう!

 

ただ、各求人をよくよく見てみると事務スタッフの中にも、一般事務や営業事務などいくつかの種類が存在します。それらの特徴を挙げるとすると以下になるので応募の際には参考にしてください。

 

 

一般事務

 

一般的にイメージされる社内の庶務を中心に行います。ただ、実際は行なう仕事の範囲がとても幅が広く、会社によって内容はそれぞれ変わります。

 

基本的にデスクに座りながらできる作業が中心となり、現場のスタッフや上司の指示によって様々な仕事が発生するのも特徴です。

 

営業事務

 

営業スタッフが担当する取引先や顧客などの書類作成、そして受付応対や対外的な業務を行ないます。

 

「営業」事務と言っても、実際に自分が営業をかけることではなく、営業スタッフが担当したお客様の見積り作成や契約書の準備など、補助的な立ち位置でお客様と関わることは一般事務と同じです。

 

主に不動産やハウスメーカーなど、取引を積極的に行う業種に多い事務のスタイルであり、営業社員は日々営業活動に専念していて、書類や細かい部分の対応をしてしまうと時間のロスが生まれてしまう為、こうした作業を営業事務が代わりに行なうイメージをするとわかりやすかもしれません。

 

そのため、その業種に関わる専門知識をある程度学んでおく必要があるのも特徴です。

 

 

経理事務

 

会社のお金を管理する経理に配属される事務スタッフで、経理事務の行う仕事は伝票の仕分けや入出金管理など、経理社員の行う帳簿や決算書の作成に関わる部分のデータ(数値)や雑務をアシスタントとして行います。

 

主に簿記の知識があるものが好まれるので事務員の中でも専門職に近い意味合いとなります。

 

 

総務事務

 

福利厚生や備品の管理・発注、勤怠管理など、会社の基盤を支える総務のアシスタントとして働きます。

 

主に複数の部署の持つ企業に募集が多い職種であり、各部署から依頼された物の発注や、マニュアルの作成など従業員が快適な仕事ができるように様々なサポートを行います。アルバイトの事務員であると、イメージとして「お使い係」と考えるとわかりやすいかもしれません。

 

筆者
今回は求人が最も多い一般事務と営業事務を中心に解説していきます。

また、他にも様々な名称の事務員がありますが、明確な定義は存在しないので事務員ができることは何でもやる!というスタンスの職場が多いです。

 

 

アルバイト事務スタッフの仕事内容

 

下記に挙げるものは一般と営業のそれぞれの事務において行なう可能性が高い仕事になります。

 

電話対応

 

メイン業務とも言える作業で、お客様や取引先などからくる様々な電話の窓口として対応をしていきます。基本的に要件を確認して、自身で解決ができる問い合わせはその場で回答を行い、特定部門のスタッフ宛や上席宛の電話はその取次を行います。

 

余談ですが、事務作業の忙しさはこの電話が鳴る回数と対応度合によって大きく変わることが多いです。筆者は過去に、大衆演劇の公演を行う温浴施設に一般事務として勤めていたのですが、電話だけで一日が終わってしまうほどの忙しい日もたくさんありました。

 

その施設では、電話で公演の座席予約や宴会の予約、営業時間に関する電話対応など1日に全て合わせるとおよそ30件ほどの電話対応をしています。

 

また、対応をする相手も高齢者の方が多くどうしても話を理解してくれなかったり、話が長引いてしまういこともしばしばあって常に他業務に追われる忙しさがありましたね。電話はもちろんその日に何件のコールがあるかは事前に知ることができないので、電話の多そうなお店や企業は大変かもしれないということを念頭に置いておきましょう。

 

また、予約や契約内容の確認などでこちらから電話を掛けることもお店によってあります。

 

資料作成

 

代表的な業務で言えば見積書の作成や契約書の作成(準備)などです。

 

書面のフォーマットにデータを入力していき、それを印刷して担当へパスをしたり、消耗する紙媒体(申込書や登録カードなど)を必要に応じて印刷したりと、やることは職場により多彩です。

 

こうした資料作成業務は、パソコンを使って作業をすることが大半でエクセルやワードを主に使います。資料を作るには各種OA機器の使い方もある程度覚えることが必要であり、完全未経験者であれば印刷方法など初歩的な部分も最初は集中して覚える事になります。

 

パソコンを使う業務なので苦手な人からすると抵抗を感じますが、事務の場合であれば予め完成しているファイルに情報を入力するだけなど操作自体は簡単なものであるところが大半です。契約書や見積り書作成などは営業事務スタッフが特に深く関わることになりますよ!

 

ハガキやDMの発送

 

自社商品の資料や年賀ハガキなどの発送も事務が行います。一般的には、リスト化されたデータを元に手書き、もしくはプリントで宛先を記載し各宛先へ送るまでが仕事なのですが、与えられる裁量によっては最初から最後まで一任して仕事を行うことも。

 

文書を記載するところではビジネスマナーから、メール便の使い方まで他職でも基本となる様々な実務を経験することができます。

 

 

データ入力

 

会員情報や店舗利用履歴など、企業にとって今後の運営で活かすためにデータ化をしたいものというのはたくさんあります。

 

事前に作成されているファイルへこうしたデータ入力を行なうのも事務とお仕事と言え、入力する物はその他にも取引履歴や社員がもらった名刺のデータ化など様々なものがあります。

 

基本的に高度なスキルは必要としなく、ただ指示に従って入力していくだけなので、タイピング速度や正確に打込むことを心がけるだけで特に問題がない業務です。

 

 

お茶だし

 

ドラマなどでよく見かけるシーンですが、実際の職場もお客様が来られた時にお茶だしをするのは事務スタッフであることが多いです。

 

雑務

 

これが実際は最も多い業務かも知れません。

 

どんな職場にも優先度の低い作業と言うものがあり、空いた時間を使って机上でできる軽作業を行なうことも多いです。

 

筆者の居た職場で言えば、イベントで使う抽選券の作成や社員の作った割引券をスライサーで切って一枚にする作業、協賛店へ割引クーポンを届けに行くなど誰でも行えることを空いた時間でします。

 

事務は会社の便利屋さん

 

事務の仕事を紐解くと、それは会社の経営における業務の遂行を影で支える事が目的です。

 

業務自体は簡単そうに見えますが、ビジネスマナー、パソコン操作、OA機器の使い方など、企業で働く上で基礎的な部分がしっかり身についていないと業務をうまくこなすことはできないので、最初の頃はそうした総合的な知識を学ぶのに時間を要すことになるでしょう。

 

ただし、こうした基礎スキルを身に付ける事ができれば、他職の事務員でもやることはおおよそ同じなので、転職をしても即戦力で活躍することができます。意外と融通が利く職種でもあるため、身に付けることに大きな価値がありますよ。

 

 

未経験者の面接対策と志望動機

 

事務アルバイトの志望動機はなかなか考えるのが難しい問題でもありますが、そうした中でどのような回答を行うことが理想なのでしょうか??

 

未経験者の場合はその会社の魅力を感じられる部分があればその魅力を伝え、事務の仕事で自分が活かせるスキルを伝える流れで面接にのぞむことが良いと思います。

 

《どこに魅力を感じた?》

  • 未経験歓迎
  • 貴社の製品が好き
  • 女性が多い職場

 

《自分の何を活かせるか?》

  • パソコンスキル
  • コミュニケーション能力
  • ビジネスマナー
  • 協調性

 

これらをつなげて志望動機を述べることがおすすめです。

 

特に自分のスキルを話すことは会社へのアピールができると共に、その会社との関連性を裏付ける要因とも捉えることができるためです。

 

ただし、実際の所はアルバイトであればそこまで完璧さを求めなくてもやる気や情熱が伝わればOKという所も多いです。面接官も人間と言うことを肝に銘じておきましょう!

 

志望動機回答例

 

事務員アルバイトをしたいと漠然と考えていたのですが、その際に御社の求人を目にしました。御社の製品は私自身も使用したことがありまして勝手ながら親近感を感じており、募集時期が私の意思と重なったことでこの度応募を致しました。

 

前職ではエクセルやワードを使っていたこともあり、タイピングや数式の設定レベルであればこなすことができます。

 

事務員の仕事自体はまだ何もわからない状態ですが、一日も早く業務を覚え御社に貢献できる人材を目指します。

 

 

いろんな仕事がある?事務員の体験談

 

22歳女性 コールセンター事務
私の所では、営業が成約させたサービスに対してお礼状の送付や成約リストの作成をメインに行っています。

どの業務も予め用意されたフォーマットを使って入力や発送をするだけなので作業は簡単です。

ただ、問い合わせの電話を最初に受けることも仕事なので自社製品の情報はしっかり頭に入れておかないとうまく説明ができないので覚えることは多いと思います。

26歳女性 IT系会社
見積りの作成や伝票の仕分け、備品の発注など雑務全般を行っています。

もともと接客が嫌で今の仕事で働いているのですが、事務員は結構お客様の対応や電話が多いので人と関わりが多い職種になると思います。

また、ある程度まで仕事を覚えるとそれ以上に新しく学ぶことがなくなるので、知識欲がある方などには不向きかもしれませんね。

31歳女性 複合アミューズメント施設
今まで様々な職種の事務をしてきましたが、事務が与えられる仕事の裁量はどこもそこまで多くはありませんでした。

今の所は一日中業務に追われると言うよりも、困っている部署や人がいたらその都度ヘルプに回るという部分がメイン業務になりつつあります。

普段は同じデスクで事務員の話をしながらデータ入力などの単純業務をしていますが、やっぱり接客業より落ち着いて仕事ができるところが魅力ですかね。

24歳女性 ホテル
普段はお客様から来る宿泊の電話予約や館内に置く冊子・パンフレットの準備と発注などをしていますが、特にホテルなので電話対応が厳しく指導されます。笑

また、電話も予約案内だけでなく、道案内や周辺観光スポットの質問などをされることが多く、地元民ではない私からしたら大変です。

21歳女性 スーパー事務
帳票入力から印刷ファイリング、在庫の発注やたまに店舗内の清掃をしています。

私の所は電話が多く、電話が鳴るたびに今している仕事を中断して応対をします。毎日がその繰り返しになるのでここにストレスを感じることもありますね。

電話による仕事中断はおそらく事務員であれば多くの人が思うことだと思います。笑

24歳女性 不動産事務
日中は家賃の送金手配や各書面の作成、更には空き物件の電話案内、実際に赴いて現状確認などやることはかなり幅広いです。

不動産の知識をある程度学習しなければいけないことと、業務ではパソコンスキルも求められるので事務作業に難しい部分も感じています。

また、数人の営業社員それぞれから書類の準備や作成を頼まれることや電話を担当へつなぐためのアポ取りなどスケジュール管理もしっかりしないといけないのでプレッシャーもあります。

私の所では、精神的な余裕がなかなか持てないですね。

 

忙しさは会社によって全然違う

 

事務スタッフは予め与えられている仕事量が少ないケースが多いです。それでもなぜ採用をするのかというと、手の届かない様々な細かい部分を業務中に改善していき、抜かりない経営を企業が行いたいと考えているからです。

 

例えば現場担当社員が仕事に忙しいと、使わなくなった契約書類をシュレッダーにかけることを忘れたり、必要な部品を発注し忘れるなどのことも起きる可能性があります。

 

そんな時に比較的時間に余裕のある事務スタッフがそうした雑務も受け持ち、現場担当の負担を軽減させてあげることも大きな目的の一つなのです。

 

事務作業にはそうした突発的に起きる業務がよくあります。そして、ここで問題なのがどこまで業務を振られてしまうかという部分ですね。電話対応もこなしながら、あまりに回される仕事が多いと当然全てを捌く事ができません。そのため、実際のところ事務スタッフの仕事は忙しさが会社によって千差万別となってしまうのです。

 

もし業務量が気になるのであれば、その職場にそれくらいの事務員が在籍をしているのか事前に確認してみることをおすすめします。当然人数が多いほど、振られる仕事も多くなりますが、電話対応の数は分散できるためです。

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です