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どの程度出来ればいい?アルバイトのエクセル・ワードスキル解説

初めてのバイトや未経験職種へ挑戦するときに、求められるエクセルやワードのPCスキルとはどの程度のレベルを指すのか疑問に思うことはありませんか?

 

こんにちわ!ハケントバイトライターのSです。今回はアルバイトが仕事で求められるPCスキルはどのレベルなのかを細かく解説しようと思います。

 

求人に未経験歓迎と書いてあってもパソコンを使うことが書いてあると普段あまり使わない人からしたら何だか気になってしまうものですよね。

 

そして、この疑問を持つ方の多くはおそらく事務職に挑戦しようという方ではないでしょうか?ネットの口コミなんかでは、そうした会社に入ってみると業務についていけないという意見もチラホラ目にするのでなおさら不安になってしまいます・・・でも大丈夫です!

 

結論から言うと大半の所は数日で覚えられる程度のスキルで十分なのであまり深く考えることはありませんよ!今回はそんな事務員やアルバイトレベルで求められるであろうPCスキルについてを当サイトライター達の実体験をもとに解説致します。

 

パソコンを使う職場で必須のソフト類

 

まず始めに、そもそもエクセルやワードは学校で少し触ったくらいという方の中には、それぞれのソフトでどのような作業や処理を行い仕事に活かせるのかがわからないという方も多いと思います。そこでソフトの特徴と、どういう時に使うことになるのかをまずご説明しましょう。

 

エクセル(Excel)

 

 

マイクロソフト社が開発した表計算ソフトで、エクセルは計算や数式を打込むことによって結果を瞬時に反映してくれます。

 

エクセルのすごいところは、ただ数式や計算結果を反映してくれるだけではなく、その数値を元に人間の目で見やすいグラフや表などに簡単にデザインを変えることができる視覚的にも優れたソフトになります。

 

基本的なことですが、エクセルは格子状にセルと言われる枠が張り巡らされており、それぞれのセルに数式や文字を入力しておくことで規則正しくデータをまとめることもでき、データ管理などと相性が抜群なので事務作業では、会員や契約データの入力や見積り書の作成などに使うことが多いですね。

 

≪こんな場面で使うかも!?≫

 

  • 見積り作成
  • データの管理
  • シフト表
  • 社内張り紙

 

 

見積り作成

 

エクセルで作った見積もり

 

見積りとは簡単にいうと前もって、サービスや商品の金額や数量を伝える書面になります。

 

会社によって用意しているフォーマットは変わりますがエクセルで作る場合、数式を設定していれば空白の欄に料金と数量を入力するだけで合計金額が表示されるようになるので多くの会社で採用されていますよ。

 

基本的にこちらの操作は特に難しいことはないので、商品名や金額の入力だけ気を付けたいところでしょう。

 

ただし、自分自身で作成や仕様をカスタマイズさせたい時は関数を使って数式をあてる必要があり、見積もり作成のレベルでは選択したセルの合計を表示させるSUM関数演算子(掛け算)を使います。筆者の作成した見積りを例に解説すると以下のようになります。

 

数式と関数を使って作る見積

エクセルで作る見積もり

 

 

かなり簡単な説明となりますが、これだけを知っていればエクセルで見積りは作れます。

 

ちなみに関数とは、複雑な計算を簡潔に行なえるように予め登録をされた仕組みと覚えておけば大丈夫です。今回のケースでは関数を1つ(SUM)しか使っていませんが、関数はなんと全部で500種近くもあるので、やろうと思えばあらゆる計算処理を行なえます。

 

それでも、一般的な業務で使う関数や数式はせいぜい数種類くらいを知っていれば問題ないので、最初こそ頭が混乱しそうですが、覚えることはそこまで大変ではありませんよ!

 

データ管理

 

 

アルバイトがするエクセルの作業で最も多い使い方が、各種データの管理となるでしょう。

 

どこの会社にも会員データや売上記録などを管理するためのファイルが必要となるのですが、エクセルにまとめておけば、必要な時でも簡単に情報を引きだせるので管理をエクセルでしているところが多いです。

 

ちなみにエクセルを使ったデータ管理の大体のパターンは、紙媒体による個人情報や申込書などをエクセルに移し替える作業です。各項目に記載されている情報を入力しておけば便利なことが色々できますよ。

 

例えば筆者の居た会社の例で言うと、宴会会場を経営しているので過去の利用者情報をエクセルで管理しています。

 

すると、どのようなメリットがあるのかというと、以前利用した方からのリピート電話の際にエクセルデータを開けば前回どのような利用をしていたのかがすぐに把握できること、その他にも定期的にリピート利用を促すダイレクトメールを送ったりする攻めの使い方など・・・

 

情報は残せば色々なことができるので企業はデータ管理を重視しているのです。ちなみに、パソコンでファイル化されたデータをエクセルに移す場合は、インポート(取り込み)をすることで簡単に移し替えることができます。

 

データ管理でできること

 

事務員のデータ入力

 

この画像は、筆者の会社で利用していた過去の宴会利用者をデータ化したファイルを再現したものです。

 

各年度の全ての日で行われた宴会場利用を入力していき、入力項目には名前、団体名、住所、電話番号、利用コースなどあらゆる情報を残しておきます。

 

そうしておくと、売上の確認やダイレクトメールリストの作成など、一部分の欲しい情報を一覧で表示させたりすることができるので紙で保管するよりも遥かに効率的な作業ができるようになります。

 

画像の例で言えば、赤枠で囲った部分の項目にそれぞれ【▼】のプルダウンが付いているので、ここを開くと住所が埼玉の人だけを抽出とか、宴会人数が20名以下のものだけを抽出するなど様々な条件でデータを抽出することが可能になります。

 

エクセルはこうした応用性も兼ね備えているので、あなたが勤めようとしている会社でも様々なデータをエクセルで管理しているかもしれませんね。

 

効率的な操作は後々覚えよう

 

 

パソコン操作に苦手意識がある人は、到底覚えきることができない幅広い操作方法の多くを、必要性を感じる前に全て暗記しようとしてしまうからです。

 

本当に業務に必要な操作や処理だけを覚えることに専念すれば、案外たいしたことはなかったということに気付くはずですよ!

 

こうしたソフト類を使う際は業務に必要だと思う操作方法だけをチョイスして集中的に覚えるようにしてから、便利なテクニックをおいおい学んでいきましょう

 

幅広い操作やテクニックが用意されている分、各場面に合った使い方が必ず存在しますが、先に覚えようとする頭が混乱する原因にもなりますからね。

 

 

シフト作成

 

エクセルで作るシフト表

 

総務事務など、従業員を管理する職種の人に多いシフト作成ですが、エクセルの公式サイトがシフト表のひな形を提供していることもあり、会社でもよく利用されています。

 

エクセルは表を作ることに優れているので、スケジュール表やシフト表作成にも相性が良く、日にちや名前を表に当てはめていけば後は●などの印を付けていくだけで見やすい表が完成します。

 

社内用チラシの作成

 

 

エクセルは本来、デザイン関係に弱いソフトではあるのですが、画像を挿入できたり見栄えの良いグラフは作ることができるので、ちょっとしたポスターや社内で回す瓦版などはエクセルで作られることもあります。筆者の会社では営業成績ランキングなんかを毎月エクセルでちゃちゃっと作っていましたね。

 

筆者
表やグラフ、データを整理する作業と相性が良いので、エクセルはそうした作業に使われるものと覚えておこう!

 

 

ワード

 

 

エクセルが表やデータ管理に優れていれば、ワードは文書作成がメインの使用方法となります。エクセルほど覚えることは多くなく、直感的に操作ができるぶん出来る事は限られてきますが、主に社内文書やお客様に送るお礼状など、文主体の書類で数多く利用する機会があります。

 

≪こんな場面で使うかも!?≫

  • 社内文書
  • 送付状
  • お礼状

 

社内文書

 

 

回覧版や会議の議事録を書き起こしたり、各部署へ送る連絡用の書類を作る可能性があります。テンプレート自体は会社が事前に用意していることが大半で、仮に作成をする場合でも、改行や左右寄せ、タイピングができればそれでOK!難しいスキルなどは特にありません。

 

送付状

 

アルバイト事務員が作る送付状

 

送付状とはFAXや郵送する書類の中に同封する、宛名や電話番号などを入れたあいさつ文ようなものです。例えば、電話での問い合わせで資料をFAXで送って欲しいなどと言われたときの1ページ目として送付状を添付します。

 

筆者
基本は文書主体の書類を中心に作成するので、難しいことはそれほどありませんよ!

 

会社独自のソフトを利用することも

 

 

文書やデータ管理などの様々な作業は、基本的にエクセルやワードのみで行うことができますが、業種によって専用のソフトを使って作業を行なうこともあります。

 

例えば、レジ操作をする小売店や飲食店などの中には、売上や会員データをレジと直接リンクさせるために専用のシステムを運用しているなどの例です。こうすることで、いつでも売上を確認したり、商品ごとの販売状況をエクセルで管理するよりも手軽で詳細なデータとして把握することができるので、場合によってはアルバイトでもこうした専用ツールを触る機会があるかもしれませんね。

 

難しそうに感じますが、専用のソフトはより手軽に詳細なデータを集めることができるものなので、操作範囲も業務で使う部分だけに限定すれば覚えることはそこまで多くないはずですよ!

 

アルバイトは主に単純作業の繰り返し

 

 

事務員や販売員など、当サイトライター達が今までしてきたアルバイトレベルのパソコン操作は、難しい処理や自分自身で考えて入力するなどのクリエイティブなパソコン操作は今までありませんでした。

 

求められるのは、誰でもできるけど時間の掛る業務というものが圧倒的に多く、いくらパソコン操作を使う仕事でもそこまで深く悩む必要がないというのが結論です。

 

得てして新しい事に人間は不安を感じてためらってしまうものですが、そんなことを気にせず是非新しい世界に挑戦してみてくださいね。

 

 

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