【派遣・バイト】生命保険会社事務の仕事内容は大変？ノルマはある？

未経験者の質問

保険会社の事務員は専門的な業種になるから仕事は難しいのでしょうか？また、営業会社になるので事務でもノルマはありますか？

女性に人気の職種である生命保険会社の事務員の仕事ですが、一般的にアルバイトや派遣として募集されている保険会社の事務員は本社ではなく保険代理店が募集していることが多いです。（本社は経験者前提求人が多い）

今回はそんな保険会社の事務員のお仕事や大変なことなど働く前に知っておきたい各種情報を生命保険会社勤務歴４年の筆者が解説いたします。

シフトはフルタイム以外でも働ける？

事務員であれば、週３日などの出勤でも問題ないとするところが多いです。ただし、保険会社の繁忙期は主に月末となるのでそうした時にしっかり出勤できると採用へのアピールにつながります。

保険の知識がなくてもできる？

事務員であれば保険の知識がなくても仕事はできます。ただ、採用の段階で複数の応募者がいた場合は当然知識がある方を優先して採用することが考えられるので、事前にある程度の知識は頭に入れておくべきとも言えますね。

具体的に覚えたいことは、勤め先企業の商品の保障内容をうっすらとでも頭に入れて置いたり、保険の必要性を言葉で表せるぐらいの知識で充分です。

筆者

電話対応時に担当者へ取次をしますが、保険に関する質問をされることも多いので徐々に覚えていくことが大切です。（取次する人に正しく質問を伝えるため。）

髪色や服装など身だしなみに決まりはある？

筆者の職場はテレアポが主体の営業所だったため来客対応は少なく、仕事はスーツではなくオフィスカジュアルスタイルでした。

なので、髪色やピアス・ネイル等も明確な規則があるわけでもなく派手でなければ可となっていました。おしゃれを楽しみながら働きたいということであれば、お客様対応のほとんどないコールセンター主体の代理店に勤めるとよいでしょう。

保険代理店事務の仕事内容はどんな感じ？

主な業務は、営業社員のサポートになりますがやることは多岐にわたります。ざっと箇条書きするだけでも以下のようなことをしていました。

• アフターコール・電話対応
• 契約照会
• 申込書の不備チェック
• お礼状等の送付
• 資料管理・発注
• 営業社員の成績管理
• 来賓対応
• ヘルプデスクへの問い合わせ

細かい作業は他にもありますが、私のいた会社ではお客様からの外線電話をまずは事務員が全て受けて各部門の担当者に取り次いでいました。

そのほかにも、営業会社らしく成績はしっかり数字で管理をしているので、各営業スタッフの数字をエクセルでつくられたフォーマットに入力するPC作業もありますよ。ここで、そんな様々な業務をざっと確認してみましょう。

アフターコール・電話対応

成約になったお客様から申込書が届いた際に、お礼と今後本社から届くことになる約款と保険証券のスケジュール説明をします。

筆者の会社ではスクリプトが用意されていたのでそれを読み上げるだけで細かい知識は必要ありませんでした。

電話対応についても基本的に取次を行うので専門的な知識はそこまで必要としませんが、営業社員側からするとちょっとした事なら答えてくれると助かる為、少しづつ知識を身につけていきましょう。

契約照会に関する取次

自社から成約になったお客様は、代理店といえど顧客になるのでたまに契約内容に関する確認や保険金給付申請の電話を受けることもあります。

この部分は保険会社によって異なるかもしれませんが、答えられる範囲で契約内容を専用のシステムから引き出しお答えしたり、給付申請に関わる説明を行います。

具体的には診断書や保険証券番号を所定の申請用紙と共に本社へ送ってくださいという案内を行うため、多少専門的でこの点はベテランが対応をしていました。

ちなみに給付についての判断は本社がするので代理店側で給付の手続きは行いません。

申込書の不備チェック

契約が成立した場合は、郵送で代理店に申込書が届きます。その時に、申込書と保険契約における最重要書類である告知書が届くのですが、これを本社へ送る前に申込書の書き間違いがないかや訂正箇所には訂正印がしっかり押されているかなど厳重にチェックをします。

保険はこうした申し込み類がかなり厳しく、例えば訂正印がかすれていたりするだけで差戻しとなるケースも多いので、本社に届く前にミスを確認した場合はそこで訂正を促します。

お礼状の送付

ワードで作った「申し込みありがとうございます」という感謝状と各種確認事項を載せた書類を郵送します。

保険業界あるあるなのですが、特に扱う金額が大きい商品になるので、言葉で伝えたことでも改めて文書で送るということもよくあるので、こうした発送作業も多いです。

資料の管理・発注

保障内容が載ったパンフレットは、スタッフが説明に使ったり資料発送をご希望される方に対してお渡しするため大量にストックをしています。

事務員はこの数をしっかり把握しておくことが大切で、必要であれば追加で発注をしたりと必ず在庫が0にならないよう管理しておく必要があります。

ちなみに、保険のパンフレットは新バージョンや法改正によってよく変更されるので、常に最新の情報が記載されたものを用意しておきます。

営業社員の成績管理

営業会社になるので、各スタッフの成績データをエクセル等のソフトを使って成績表を作り、貼りだしをすることもあります。基本的には既に作成されたフォーマットがあるはずなので、それに従った入力をしていくだけで難しいパソコンスキルは必要としないでしょう。

来賓対応

取引先の社員など、お客様の対応を行います。いわゆるお茶出しです。ちなみに筆者の会社では加入希望者などの対応は最初から営業社員が行うので事務員は対応していませんでした。

ヘルプデスクへの問い合わせ

保険というものは全てを覚えきれるほどの情報量ではないので、必ず問い合わせに対してわからないという場面が出てきます。

そうした時は、保険会社本社が運営しているサポートデスクに問い合わせを行って、お客様に回答をすることになります。

難しいところでは、個別のケースを伝えられて「こうした時に保証は下りるのか？」など、絶対に即答できない質問もあるので何年続けていようがこのヘルプデスクにはお世話になりますよ。

筆者

代理店であれば保険事務は思っているよりも難しくないというのが本音です。

加入者からの問い合わせや質問についてはその都度覚えていけばいいので焦らず知識を深めていきましょう。

クレームはある？

クレーム対応は頻繁にというわけではありませんが正直なところあります。

例えばテレアポを行う代理店であれば、セールスマンと通話口の方でやり取りが収まらず、再度電話を架けてくるといったケースです。

基本的には公開されている電話帳をもとに電話をしているので法的にも問題はないのですが、「うちの個人情報をどこで仕入れたんだ！」などを言われた経験があります。

その他にも、実際に病気になって給付申請をしたのにも関わらず保険金が下りなかったなどの不満を言われることも数年勤めているなかで何件かありましたね。

後者については、代理店側では知りようがないので困ってしまう質問ですが、お客様自身が代理店と本社の違いを認識していないとそうしたことがまれに起きてしまいます。

筆者

もちろんタイミングを見計らって上席対応にすることができます。最初の窓口として事務員は正確にクレームの内容を上席へ伝えましょう。

大変なことは何？残業はある？

金融商品となる保険は、書類等の規則ががっちりしているので、ちょっとしたミスも許されないことがあるため気が抜けません。

例えば、上述した申込書のチェックを曖昧にやってしまったために、本社で差戻しを受けた場合は大きなタイムロスが発生し、営業社員の成績が翌月に繰り越されてしまうなど場合によっては迷惑が掛かってしまうこともあるわけですからね。

また、それに関連して月末は数字を当月に反映させるために申込書関係の処理が増えることもあります。そのため、月によっては月末に残業が発生することもあります。（月0～5時間程度でした）

仕事のノルマはあるの？

事務員であればノルマは基本的にないはずです。ただし、上述のように月末などは営業社員のために少しでも早く数字を計上させるために事務スタッフが協力をするということもあるので、場合によってはこれがノルマに近いものとして捉えられるかもしれませんね。

もちろん、無理に残ってまで上記のことをさせたり、求めた仕事量が終わらないからといって無理矢理残業させるなんてことはないでしょう。

面接のコツは？どんな人が求められる？

応募が多く定着率も高いため、なかなか空きがでない職種といえますが、事務員に大切なのは協調性です。

応募をされてくる方の中には黙々と仕事ができそうだからというもいるのですが、実際は他の営業社員などと連携をとる機会もたくさんあるので、積極的にコミュニケーションが取れるにこしたことはありません。

そのため、当たり前のことでもありますが、面接時は明るくハキハキとした受け答えをすることも大切ですよ。

また、PCの操作が少なからずあるのでそうしたことに抵抗がないということもしっかり伝えておきましょう。

求人を確認するとわかりますが、求められるスキル自体は文字入力ができればOKなど敷居の低い求人も多いので、あとは保険に対する興味や責任をもって仕事に取り組める姿勢をしっかり伝えることができれば、よほど強いライバルがいない限り採用される可能性は高いです。

おすすめの応募方法

決まった応募先があるのであれば直接問い合わせをするべきですが、私がおすすめするのはマンパワーグループが運営するJOBNETからの応募です。

派遣としての勤務になりますが保険事務の求人は派遣からの方が高い時給で働くことができます。

実際に筆者の会社でもアルバイトと派遣それぞれの求人を出していますが、派遣の方が宣伝費用が掛からないことやフルタイムで出れるなど希望の人材が集まりやすいのでアルバイトよりも300円高い時給を提示しています。

そのため、少しでも稼ぎたいということであればかなりおすすめです。また、デメリットとしては派遣の場合１年などの契約期間があることになりますが、実際はあなたの仕事の取り組み姿勢によって延長ができたり、更には紹介予定派遣求人であれば正社員登用の可能性もあるので、この点は頑張り次第とも言えますよ。

最後になぜマンパワーグループをおすすめしているのかというと、単純に国内最大級の求人扱いがあるためです。国内初の派遣業者でもあるそうで、大手求人サイトに載っている情報を見たら実はマンパワーグループから出されている求人だったということもよくあります。

また、無料の登録を行うと派遣では珍しい社名公表がされた求人の確認もできるので時給や待遇などを自分で選んで働くことも可能なので、自分のペースでお仕事を探すこともできます。

下記にマンパワーグループの公式サイトへのリンクを張っているので無料登録の後に保険事務の案件をぜひ確認してみてください。

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